Microsoft brinda consejos para trabajar desde casa



Jared Spataro, vicepresidente corporativo para Microsoft 365 comparte algunos consejos para trabajar desde casa de una manera eficiente

Para comenzar
A medida que se mueven al trabajo remoto, algunos hábitos clave los prepararán para tener éxito.

1. Establezcan su lugar de trabajo
Si no tienen una oficina en casa, no se preocupen. Aún pueden trabajar desde casa de manera
productiva. De hecho, diseñamos Teams como una oficina virtual que pueden llevar donde sea
que vayan. Aunque tal vez no tengan una impresora, archivos físicos, o un teléfono de escritorio
en casa, pueden tomar documentos directo desde Teams, almacenar archivos de manera
segura desde donde las personas correctas pueden acceder a ellos, y saltar entre llamadas y
reuniones de manera rápida. Dicho esto, es importante tener un espacio de trabajo dedicado en
casa, donde puedan ser productivos y que indique que están en modo no molestar. Un rincón
en el comedor, una tranquila esquina en el dormitorio, una mesa de juegos sin usar en el cuarto
de recreación – cualquier área en la que puedan concentrarse puede funcionar como lugar de
trabajo. Y no se preocupen si durante el día ese lugar se empieza a desordenar, siempre
pueden utilizar el difuminado de fondo durante reuniones en video para que sus compañeros de
equipo se enfoquen sólo en ustedes.

2. Comunicación, comunicación, comunicación
Aunque muchos de nosotros trabajamos desde casa por lo menos una parte del tiempo, aún
nos apoyamos en los ritmos y las horas centrales que están basadas alrededor de nuestra
presencia física en la oficina. Cuando se trabaja desde casa, su ritmo diario puede cambiar.
Esto es en especial cierto para aquellos de nosotros que equilibramos el trabajo con el cuidado
de niños. Comuniquen de manera clara sus horas de trabajo con sus compañeros de equipo y
colaboradores para que sepan cuándo los pueden contactar. También pueden establecer
un mensaje de estatus en Teams para compartir esta información de manera proactiva.
También, hagan el hábito de ofrecer reportes frecuentes de progreso a sus compañeros de
equipo. Las compañías que son remotas por completo tienden a hacer énfasis en la
documentación, dado a que es una manera clave de mantenerse conectados cuando trabajan
fuera. Recomendamos publicar en los canales de Teams actualizaciones, información y
recursos útiles que han descubierto, para que sus compañeros puedan mantenerse conectados
con lo que ustedes hacen incluso sin tener el beneficio de poder tener una charla de pasillo.
Luego, ellos podrán buscar en el canal ideas o contenido cuando lo necesiten.

3. Mantengan límites saludables:
Sin las usuales señales del día laboral – por ejemplo, una caminata para buscar el desayuno o
el traslado a casa – desconectarse puede ser un desafío. Los trabajadores remotos en
ocasiones trabajan largas horas sin descansos para ejercitarse, socializar, o para una comida
adecuada. Esto lleva de manera rápida a estrés y cansancio laboral. Recuerden: Su salud es lo
primero. Hagan tiempo para las comidas, tomen mucha agua, y recuérdense “salir” de manera
mental del trabajo remoto al final del día. Estos comportamientos no sólo los mantendrán sanos,
también les ayudarán a ser más productivos a largo plazo.
Realicen reuniones efectivas

4. Adopten las reuniones en línea
En la ausencia de una sala física de conferencias, reunir a la gente se puede sentir como el
desafío más grande del trabajo remoto. A medida que muevan sus reuniones a Teams,
asegúrense de que todas las reuniones tienen una opción virtual de “unirse” a través de crear
una sala en línea de conferencias. También, sugerimos que todos los participantes activen su
video si se sienten cómodos al hacerlo. La interacción cara a cara ayuda mucho para ayudar a
todos a sentirse conectados. Teams tiene una amplia selección de cámaras certificadas a elegir,
así como dispositivos como diademas y altavoces para garantizar que ustedes y sus colegas
siempre puedan comunicarse de manera clara.

5. Sean conscientes e inclusivos
Moverse a reuniones en línea puede eliminar algunas de las señales visuales en las que nos
apoyamos para ver si un colega tiene algo que decir en una reunión. Y las llamadas de
conferencia super pobladas pueden dificultar para la gente compartir sus opiniones. El
organizador de la reunión debe hacer pausas de manera frecuente para invitar a hacer
preguntas y recordar a los asistentes que también pueden utilizar la ventana de chat de la
reunión para compartir sus ideas.

6. Graben sus reuniones
Para compensar la falta de tiempo en persona, algunos trabajadores remotos agendan
reuniones extra para mantenerse conectados con clientes, socios y colegas. Las reservaciones
dobles pueden ser difíciles de evadir. Si su organización lo permite, graben las reuniones en
Teams para que sus colegas puedan revisarlas más tarde. Si no pueden asistir, recuerden al
organizador que grabe en su ausencia. La transcripción generada de manera automática
también es muy útil cuando tratan de recordar información cubierta en una reunión a la que
asistieron.

7. Compensen las charlas de pasillo faltantes
Muchos trabajadores remotos comentan que lo que más extrañan de la oficina son las
conversaciones casuales. Las pláticas en la máquina de café o en la de bocadillos no sólo
ayudan a mantenernos conectados, a menudo hacen que surja información importante que no
hubiéramos imaginado. Busquen a y conecten con sus colegas. Piensen en los mensajes de
chat como su máquina virtual de café y establezcan un recordatorio para contactar a la gente de
manera regular. Los emojis, GIF y los stickers son una manera divertida de mantener la
diversión y el brillo en la charla.

8. Mantengan unido al equipo
Trabajar de manera remota puede sentirse como algo aislado. Como líderes, es importante
crear oportunidades para que todo el equipo se reúna de manera virtual. Mantengan la cadencia
regular de reuniones o almuerzos de equipo, sólo que ahora háganlas en línea. Utilicen el canal
“General” en Teams para discusiones que podrían ser de interés para todos. Para lluvias de
ideas grandes pueden utilizar la aplicación Microsoft Whiteboard, que brinda un lienzo digital
infinito para que los participantes de la reunión comuniquen sus ideas y colaboren de manera
directa en Teams. También sugerimos a los líderes de equipo descargar Crisis Communication
Power App. Pueden utilizar esta aplicación personalizable para informarse e informar a su
equipo sobre todo lo que necesitan saber durante este brote.

9. ¡Diviértanse!
Con todos los cambios que vienen al moverse al trabajo remoto, es importante fomentar y
mantener la moral del equipo. Hay muchas cosas que pueden hacer dentro de Teams para
mantener a la gente con un sentimiento positivo y de compromiso. Compartan noticias e
historias en su chat de equipo, o hagan un concurso de fotos. Uno de nuestros clientes de
educación en China realizó un desafío de cocina para estudiantes que resultó bastante popular.
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Autor Stanley Herrarte

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